La gestión profesional que APARTAMENTOS LUX SEVILLA S.L propone a la entidad promotora, constituye un asesoramiento en todos los campos relativos a la preparación y futura gestión de la Unidad de Explotación que a continuación se enumera.

• Asesoramiento jurídico
• Preparación de la futura gestión
• Gestión Turística, Comercial y de Marketing
• Gestión Patrimonial
• Recomercializacion


A) Misiones de Asesoramiento Jurídico

El grupo de misiones jurídicas y de seguros tiene como objetivo fundamental realizar el análisis, formalización y seguimiento de todos los medios que garanticen, en la futura gestión de la Unidad de Explotación de Apartamentos Turísticos, una adecuada convivencia entre las distintos inversores e intereses implicados y entre las diversas actividades de alojamiento de la  Unidad de Explotación.

A.1) Regulación Jurídica General

La Unidad de Explotación Turística precisa de una especifica preparación de las normas por las que habrá de regirse, por lo que se establecerán las siguientes bases y criterios necesarios que comprenderán:

- El análisis sobre su Configuración Jurídica, atendiendo a su tipología turística.
- Criterios para el reparto de gastos comunes: establecimiento de coeficientes de gastos, ponderaciones para determinadas superficies registrales (estudios, garajes, apartamentos.)
- Principios básicos para la redacción de los reglamentos de régimen interno necesarios para la organización de la zona hostelera, reglamentos de funcionamiento propiamente dicho, Reglamentos de régimen comercial, funcionamiento de recepción, funcionamiento de parking....
- Análisis de la documentación técnica necesaria para garantizar el cumplimiento de las normas para las obras de instalación de la Unidad de Explotación.

A.2) Documentación Contractual

- Se revisarán los documentos necesarios para la ocupación de los apartamentos en régimen turístico. El expediente contractual para la comercialización comprenderá el contrato propiamente dicho, el contrato de auto factura y todo aquella normativa que se acompañará al contrato en forma de anexos.
- Seguimiento de la recomercializacion  a fin de adaptar los modelos contractuales durante el desarrollo de la gestión  a los posibles tratamientos diferenciados para los alojamientos.
- Dichos documentos se redactarán en base a las especiales características de este tipo de alojamiento turístico.
- Reglamento de Régimen de alojamiento interior (contratos de largas estancias)
- Los contratos y anexos  se redactaran de acuerdo con las bases establecidas para la regulación jurídica de Apartamentos Turísticos
- Verificación de todas las formalidades de tipo jurídico para su funcionamiento: libros oficiales, altas y bajas en los organismos públicos competentes y sus respectivos registros.
- Preparación de los criterios para la contratación de empresas al servicio de la Unidad de Explotación

B.) Misiones de preparación de la futura gestión

En este apartado de misiones deben sentarse las bases del funcionamiento técnico, administrativo y comercial de los Apartamentos Turísticos.

Incluye:
• En la Organización Técnica, la preparación de programas de necesidades de las áreas, contratos exteriores de servicios, contratación de suministros, y programas de gestión hosteleras de  reservas y estancias.
• En la Organización Humana, las definiciones de la estructura de gestión, del organigrama y del cuadro de funciones de la relación jerárquica y funcional y la selección de medios humanos.
• En la Organización Comercial, la preparación de acuerdos y tarifas de calidad y precio con los Tour-Operadores, así como acuerdos de empresas.

C.) Misiones de la Puesta en Marcha

Esta fase contempla todos los trabajos necesarios para la puesta en funcionamiento de la Unidad de Explotación, incluyendo el lanzamiento y los trabajos de preparación de la gestión posterior.

C.1) Lanzamiento

Incluye todas las misiones de Relaciones Publicas y Publicidad previas a la Apertura de la Unidad de Explotación y que tiene por finalidad el lanzamiento comercial del  mismo a toda su clientela potencial . Se inicia un mes antes de Apertura y tiene su prolongación durante uno o dos meses posteriores a dicha fecha. Incluye la preparación del propio acto de inauguración, en estrecha coordinación con la entidades inversoras.

C.2) Puesta en Marcha

En este apartado de misiones deben sentarse las bases del funcionamiento técnico, administrativo  y comercial de la unidad de explotación. Se inicia dos meses antes de la apertura y se prolonga hasta un mes después de la misma, y  es donde se realiza un mayor esfuerzo de medios humanos y en condiciones normales no se vuelve a repetir  a lo largo de la vida de la Unidad de Explotación.

En esquema los trabajos de puesta en marcha contemplarán:

a) Puesta en Marcha Unidad:

Que incluye, la recepción de los Apartamentos Turísticos, prueba de equipos e instalaciones, selección y contratación del personal y empresas de servicios, elaboración de presupuestos.
Equipación  Homogénea según reglamentación turística de todas las unidades que componen el Edificio Turístico.
 
b) Puesta en Marcha Comercial:

Se pretende la oferta de lanzamiento con los Tour-Operadores, así como las gestiones de desarrollo comercial con los clientes potenciales.
     Motivación y formación a nivel de desarrollo interno de la dotación de personal.

c) Puesta en Marcha Marketing:

Se desarrolla mediante la elaboración  del Plan  de lanzamiento de los Apartamentos Turísticos, la Organización y la Campaña de Inauguración.

d) Puesta en Marcha Inversores:

Su objetivo es la Recepción de contratos, Realización de modelos de estados de cuentas, Organización de la facturación y Facturación de los arrendatarios.

D.) Misiones de Gestión. Comercial, Marketing y Plusvalía

Concebida la Unidad de Explotación de Apartamentos Turísticos como un bien inmobiliario con una revalorizacion potencial alta en función de su buena Promoción, Comercialización y Gestión, LUXSEVILLA, se propone el objetivo de maximizar el valor patrimonial de la Unidad de Explotación, a través de una Gestión profesional de la Unidad de explotacion en funcionamiento.

Se presentan aquí el conjunto de las diferentes misiones de Gestión que deben ser aseguradas  con posterioridad a la inauguración de  la Unidad de Explotación.

Los Cuatro grupos en que se estructura la gestión integral LUXSEVILLA son:

D.1) Gestión Patrimonial, o conjunto de acciones en relación con el edificio y sus elementos comunes.

D.2) Gestión Comercial, o conjunto de acciones relacionadas con la actividad comercial a desarrollar en la unidad de explotación Turística.

D.3) Gestión de Marketing, o conjunto de acciones en relación con la clientela, real o potencial dela unidad de explotación turistica, que supongo un Feed-Back entre centro y clientes.

D.4) Gestión Administrativa, o conjunto de tareas para el control administrativo a desarrollar en documentos tanto  Cliente como Inversores.

D.1. ) Gestión Patrimonial

Una Unidad de Explotación de Apartamentos turísticos debe cumplir  con las funciones para las que ha sido diseñada y debe ser capaz de asegurar su operatividad las 24 horas y los 365 días del año, tanto en la aplicación legal de la cesión a la explotación como la atención al cliente.

Las unidades turísticas deben estar perfectamente acorde con la oferta al mercado tanto cualitativamente como cuantitativamente constituyendo un elemento global homogéneo.

El mantenimiento de estas condiciones de cesión corresponde al gestor que debe garantizar una gestión profesional y unitaria considerando la aplicación de la ley en materia de normativa  turísticas   

El objetivo de la gestión patrimonial de LUXSEVILLA es conseguir el mejor funcionamiento de todos y cada uno de los elementos de los servicios, optimizando los medios humanos y materiales con el objetivo de la conservación y revalorizacion del patrimonio del inversor.

Distribución de Funciones dentro de la Gestión Patrimonial

a) Unidad de Explotación: Edificio o Bloque de Apartamentos Turísticos en Régimen de Propiedad Horizontal

( Veáse Anexo elaborado por la Administración de Fincas)

b) Unidad de Alojamiento: Apartamento Turístico

- Gestión efectiva de uso
- Dotacion según oferta turistica
- Mantenimiento unitario
- Conservación a largo plazo
- Seguridad
- Seguros de contenido
- Vigilancia y cumplimiento de las normas de Régimen Interno

La gestión turística es inherente en la Unidad de Explotación turística, recayendo su responsabilidad en la figura del Director-Gerente (Art. 38 de O.M. 17 Enero 1967)

D.2) Gestión Comercial

El objetivo principal de la gestión comercial es el incrementar la ocupación hotelera de la Unidad de Explotación Turística mediante la gestion directa comercial y el establecimiento de relaciones con Empresas relacionadas con esta tipología de alojamiento, Tour-Operadores, y cualesquiera otros sectores, siempre teniendo como criterio rector el  reciclado constante ante las nuevas tendencias del mercado.

D.3) Gestión de Marketing

El objetivo principal de una gestión de marketing eficaz, es el establecer relaciones y una comunicación fluida entre la Unidad de Explotación Turística y el Cliente.

a) Medios

La gestión de Marketing buscará la participación y la complicidad de las Empresas que tomen contacto con esta tipología de Establecimientos Hoteleros, que verán en la ejecución de los planes y campañas de publicidad el instrumento de mejoras de sus ventas y una fuente de información para el análisis de su propio negocio. (Estudio de Ocupación y Clientela)

b) Tareas

En cuanto a las principales tareas de Gestión de Marketing serían las siguientes:

- Análisis de la Situación
- Objetivos
- Estrategias y Tácticas
- Operaciones

c) Presupuesto

d) Seguimiento Presupuestario especifico

e) Contratación de servicios y suministros

1. Ofertas
2. Contratos Tour-Operadores
3. Pliegos de condiciones
4. Contratos

f) Coordinación

a. Eventos
b. Montajes de Operaciones
c. Publicidad

D.4) Gestión Administrativa.

a) Medios.

- Modelo de gestión especifico de Unidad de Explotación Turística
- Administración y Gestión de la Unidad de Explotación Turística

b) Misiones

- Creación del presupuesto
- Seguimiento Presupuestario
- Control de desviaciones

c) Facturación y Gestión de cobro

Facturación por cesiones de apartamentos cedidos a la explotación
Gestión de cobro
Gestión de contenciosos

d) Contratación servicios y suministros

Redacción de Pliegos de condiciones
Análisis de ofertas
Análisis y redacción de contratos

e) Gestión de energías

f) Seguros
       
                 - Selección de la mejor compañía aseguradora
                 - Gestión de Siniestros

g) Vigilancia del cumplimiento de la normativa interna

h) Gestión directa comercial y con Tour- Operadores

- Promoción y actualizaciones de tarifa y promociones anuales
- Seguimiento y reciclaje en las tendencias comerciales
- Venta directa atraves de Web y departamento comercial 

E.) Misiones de Gestión Patrimonial

El objetivo de la Gestión Patrimonial, es el de maximizar el rendimiento de la inversiones e incrementar el valor de volumen de negocio.

E.1) Gestión de contratos de cesión

a. Facturación del beneficio y cantidades asimiladas
b. Gestión y Control de Cifras de Venta
c. Liquidación del Beneficio Variable
d. Verificación del cumplimiento de las obligaciones formales del contrato
e. Control de actividades contractuales.
f. Verificación del cumplimiento de las obligaciones formales del contrato
g. Control plazos  de notificaciones vencimientos contratos
h. Seguimiento Administrativo de la relación Propietario-Gestora
i. Negociaciones

E.2) Apoyo de Gestión jurídica de contenciosos en colaboración con los despachos jurídicos externos designados por La Gestora.

a. Resoluciones judiciales de contratos
b. Reclamaciones de cantidad

E.3) Trabajos de  mejoras  de rendimiento a largo plazo de la inversión

a. Control fiscal de los rendimientos
b. Política de renovaciones
c. Auditorias anuales de Cifra de Negocio

E.4) Medios

Se creará un modelo especifico de gestión, para la Unidad  de Explotación Turística. La responsabilidad del modelo de gestión, será de los servicios centrales de LUXSEVILLA.

Información y Documentación

1.-) Con carácter Semestral

a. Listados de ocupación ( mensual)
b. Política de precios
c. Informes de la gestión
d. Apartamentos en explotación
e. Contenciosos
f. Rescindidos
g. Balances de la explotación

2.-) Con Carácter anual

a. Informe anual de ocupación
b. Informe anual de cifra de negocio
c. Informe anual de volumen de explotación (cedidos)
d. Informe anual de balances de gestión (auditados)

F.) Misiones de Recomercialización.

En el desarrollo de la misión de recomercializacion LUXSEVILLA tiene como objetivo la optimización de la ocupación de la Unidad de Explotación Turística, así como la búsqueda de inversores en el caso de resolución o rescisión de contratos de cesión o venta de la propiedad.

Además LUXSEVILLA llevará a cabo, entre otras,  las siguientes funciones

- Definición de objetivos de venta y configuración previa de apartamentos cedidos en explotación
- Elaboraciones de planes de recomercialización.
- Adaptación a las demandas del publico
- Negociaciones en las condiciones optimas en cada caso.
- Estudio de adaptación en su caso del plan de recomercialización, cuadros de tarifas y plan de comercialización con empresas.
- Seguimiento del estado de duración de los contratos de cesión en vigor con la Oficina de Turismo.
- Listados de resoluciones contractuales con la Oficina de Turismo.